BTW lijkt eenvoudig: u rekent een percentage bij uw verkoopprijs en stort dat door aan de fiscus. In de praktijk is het de belasting waar de meeste zelfstandigen op fouten maken, met gevolgen die snel honderden tot duizenden euro’s kosten. Hieronder de essentie voor een kleinere zaak.
Scheid zakelijk en prive volledig
Open een aparte zakelijke rekening en gebruik die uitsluitend voor uw bedrijfsactiviteiten. Privemiddelen storten op uw zakelijke rekening of omgekeerd creeert chaos bij uw boekhouding en fiscale aangifte. Bij een controle moet u kunnen aantonen welke transactie zakelijk was en welke niet.
Bedrijfskosten betaalt u altijd via uw zakelijke rekening of een zakelijke bankkaart. Privemiddelen komen er niet aan. Een uitzondering: kleine voorschotten die u zelf voorschiet en later via een onkostennota recupereert. Werk dat strikt af zodat de fiscus elke beweging kan volgen.
Bonnen direct verwerken
Bewaar elke bon zo gauw u die ontvangt. De fiscus vereist 7 jaar bewaarplicht, en een ontbrekende factuur betekent een verloren BTW-aftrek. Op een telefoonabonnement van 1.000 euro plus 210 euro BTW verliest u dus 210 euro pure aftrek bij verlies van het bewijs.
Werk met een digitaal systeem. Tools zoals Yuki, Billit of Teamleader laten u bonnen scannen via gsm-app. De OCR herkent leveranciersgegevens en BTW-bedragen automatisch. Reken op 15 tot 35 euro per maand en u bespaart wekelijks uren administratie.
BTW-tarieven kennen
Belgie kent drie BTW-tarieven. Het standaardtarief van 21 procent voor de meeste goederen en diensten. Het tarief van 12 procent voor sociale woningbouw, restaurants (uitgezonderd dranken) en bepaalde zorgactiviteiten. Het tarief van 6 procent voor voeding, water, boeken, geneesmiddelen, openbaar vervoer en bepaalde renovaties.
Een verkeerd tarief toepassen is een klassieke fout. Een loodgieter die per ongeluk 21 procent rekent bij een renovatie van een woning ouder dan 10 jaar (waar 6 procent geldt), verliest 1.200 euro die hij in principe niet eens mocht aanrekenen. Check elke factuur tegen de officiele FOD Financien-lijst.
Aftrekbare BTW correct claimen
De BTW op uw zakelijke aankopen mag u aftrekken van de BTW die u doorstort. Bij gemengd gebruik (een auto die u deels prive gebruikt) is de aftrek beperkt: doorgaans 50 procent voor personenauto’s. Voor representatie- of restaurantkosten geldt vaak een verworpen aftrek of een beperkte 50 procent.
Vergeet de aftrek niet voor minder voor de hand liggende kosten: uw boekhouder, uw zakelijke gsm-abonnement, software-abonnementen, kantoormeubilair. Voor zelfstandigen die thuis werken is een deel van de huisvestingskosten ook aftrekbaar (proratagewijs op de gebruikte oppervlakte).
Driemaandelijks of maandelijks?
De meeste Belgische zelfstandigen doen kwartaalaangifte (omzet onder 2,5 miljoen euro). Boven die drempel bent u verplicht maandelijks aan te geven. U dient elektronisch in via Intervat, ten laatste de 20e van de maand volgend op het kwartaal of de maand.
Te laat indienen kost 100 euro per maand vertraging, plus mogelijke boetes tot 5.000 euro voor bewuste laattijdigheid. Zet de deadlines (20 april, 20 juli, 20 oktober, 20 januari) prominent in uw agenda en plan minstens twee werkdagen voor de deadline om de aangifte rustig te doen.
Boekhouder of zelf?
Voor een kleine eenmanszaak met beperkte facturen is zelf doen perfect haalbaar. Met een goede tool en een uur per week aan administratie houdt u uw boekhouding op orde. U bespaart 100 tot 300 euro per maand aan boekhouderskosten.
Vanaf 50 facturen per maand, BTW-internationaal, of complexere transacties (vastgoed, fusies, R&D) is een boekhouder of accountant zijn geld waard. Reken op 1.200 tot 4.000 euro per jaar voor een eenvoudige BV of complexere eenmanszaak. Een goede boekhouder vindt aftrekposten die u zelf zou missen.
Plan uw aangiftes vooruit
Plan elke maandag een halfuur “BTW-onderhoud”: bonnen verwerken, facturen versturen, openstaande zaken oplossen. Wie elke week 30 minuten investeert, heeft op het moment van de aangifte slechts 1 uur werk. Wie alles uitstelt tot het laatste weekend voor de deadline, verliest een hele zondag aan paniek en maakt fouten.
Maak ook een liquiditeitsplanning voor de BTW. Reserveer elke maand 21 procent van uw inkomende facturen op een aparte rekening. Op het moment van de aangifte staat het geld klaar en hoeft u geen uitstel of liquiditeitsproblemen te hebben.